Con el pandemia de coronavirus Al cerrar oficinas en todo el mundo, innumerables empresas e individuos están reinventando cómo es la jornada laboral. Sin embargo, esos cambios se extienden mucho más allá de cambiar el atuendo de la oficina por sudaderas; para muchas personas, también significa una avalancha repentina de videoconferencias.
Pero con mucha gente utilizando Zoom y otras plataformas de videoconferencia Por primera vez, simplemente iniciar sesión para una reunión y aprovechar al máximo esas videoconferencias pueden ser dos cosas muy diferentes. Con la ayuda de expertos, hemos reunido las recomendaciones definitivas que te ayudarán a hacer que todas las llamadas de videoconferencia se realicen sin problemas.
Hacer: Mantenga ordenada el área detrás de usted.
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Si no invitaría a sus compañeros de trabajo a su oficina sin limpiarla primero, no los invite a tu oficina en casa cuando hay algo menos que ordenado.
'Quiere que sus colegas vean su oficina en casa como limpia y organizada', dice Kristen Southall Watts , autor de El día de trabajo en solitario . Además de limpiando tu espacio , Watts recomienda evitar una línea de visión directa a la puerta y reorganizar 'su oficina para que los miembros de la familia que se asoman no formen parte de su reunión'.
No: Coloque su computadora debajo de su cara.
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Mantener un buen contacto visual es esencial para las reuniones, ya sea en persona o en línea, así que asegúrese de tener la cámara colocada correctamente.
'Todo el mundo tiene ángulos que se ven bien para ellos, pero el ángulo de nadie es desde el suelo mirando hacia arriba', dice Flynn Zaiger , CEO de agencia de marketing digital creativo Optimismo en línea . En cambio, Zaiger recomienda elevar la computadora de modo que esté ligeramente por encima del nivel de los ojos para que sea más fácil para los demás verte y hacer que luzcas lo mejor posible .
Hacer: Apaga tus notificaciones.
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Esas notificaciones que llegan a tus dispositivos no solo te distraen, sino que distraen a todos en tu videollamada.
'No es necesario que se le notifique de todos los titulares de noticias o videos recién subidos en el momento en que suceden, especialmente no durante los bloques de trabajo designados', dice Watts, quien señala que 'cada vez que echas un vistazo rápido a tus feeds de redes sociales, pierde mucho tiempo productivo '.
No: Espere hasta el último minuto para resolver los problemas técnicos.
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Si desea que su reunión se desarrolle sin problemas, asegúrese de haber probado su software, incluida la configuración de video y audio, antes de iniciar la llamada.
'Comenzar la reunión y luego darse cuenta de que el audio está entrecortado o el video está estropeado causa retrasos', dice Reuben Yonatan , Director de GetVoIP , quien advierte que esto incluso podría costarle negocios si hace que los clientes lo vean como ineficiente. Para asegurarse de que todo esté en orden, Yonatan recomienda primero hacer un ensayo con un amigo que pueda darle su opinión.
Hacer: Incorpore algo de tiempo de inactividad entre llamadas.
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Incluso si tiene reuniones consecutivas, tener solo unos minutos de tiempo de inactividad entre ellas puede marcar la diferencia en su eficacia en cada una.
'Después de las llamadas y conferencias, necesitará unos minutos para enviar correos electrónicos o mensajes de texto de seguimiento, organizar las notas que tomó durante la reunión y cambiar mentalmente de marcha para la siguiente tarea', dice Watts, señalando que la falta de El tiempo de preparación entre llamadas puede aumentar su riesgo de distracción.
No: Habla demasiado rápido.
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No permita que su discurso habitual de una milla por minuto dificulte que sus compañeros de trabajo comprendan el punto que está tratando de transmitir.
'No hables demasiado rápido para que quienes te escuchan (y miran) tengan problemas para comprenderte', dice Deborah Sweeney , Director de MyCorporation . Si necesita mantener el ritmo con una pausa, Sweeney recomienda sonreír a la cámara en lugar de usar palabras de relleno como 'um' o 'uh', que pueden hacer que parezca que no está preparado.
Hacer: Preste atención al lenguaje corporal de otras personas.
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Tener demasiadas personas hablando a la vez puede convertirse en una cacofonía ininteligible en un instante. Si desea evitar la superposición de discursos, asegúrese de leer los participantes de la reunión lenguaje corporal para recibir señales de cuándo es seguro hablar.
'Las señales habituales a las que hay que prestar atención son asentir con la cabeza o que la boca comienza a abrirse', dice Julian Jost , CEO y cofundador de Base espacial .
No: Mantenga abiertas las pestañas innecesarias.
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Si desea mantener su mente concentrada en la tarea que tiene entre manos y evitar una posible vergüenza, asegúrese de haber cerrado o minimizado todas las pestañas innecesarias durante la reunión.
'No querrás que te pillen con la guardia baja cuando alguien te pregunte:' ¿Puedes compartir tu pantalla y mostrarnos? ', Dice. Shayne Sherman , Director de TechLoris , quien señala que tener demasiadas pestañas abiertas al mismo tiempo podría incluso afectar la calidad de su llamada.
Hacer: Usa tus auriculares.
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Sus compañeros de trabajo quieren escucharlo, no el sonido de sus hijos jugando, el ladrido de su perro o la ambulancia que pasa afuera.
'La mayoría de los micrófonos de portátiles son realmente malos y captan cada pequeño ruido', dice Julie Bee , presidente de Redes sociales BeeSmart . 'Los audífonos y audífonos mantienen el ruido de fondo al mínimo y captan lo que estás diciendo'.
No: Leer.
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Si desea que los participantes de su reunión se mantengan comprometidos, intente fomentar un diálogo en lugar de pronunciar un discurso.
“Nuestra capacidad de atención es aún más corta en estos días, así que en lugar de sentarnos frente a una computadora y hablar con los que están en la llamada, involucre a las personas en las conversaciones”, recomienda Bee, quien dice que este hábito también mantiene a las personas involucradas y atentas en la llamada. .
Hacer: Use los botones de silencio y apagado de video.
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No es necesario que tenga el micrófono o la cámara encendidos durante todas las reuniones si no se le ha pedido específicamente que lo haga.
“Si no estás hablando, silenciate. Si necesita moverse mucho, o levantarse y tomar un descanso de la reunión… entonces oculte su video y muévase ”, sugiere Bee.
No: Confíe exclusivamente en WiFi.
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Tener un plan de respaldo en caso de que su WiFi se interrumpa significa que no se perderá ni un solo detalle importante.
'Nada supera el rendimiento de una red sólida como una roca de un cable Ethernet de la vieja escuela', dice Jovan Milenkovic , cofundador de CommandTech . Aunque muchas computadoras portátiles ya no tienen puertos Ethernet, Milenovic señala que los adaptadores CAT5 a USB son económicos y están disponibles para que sea posible enchufarlos.
Hacer: Configure la grabación automática.
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En lugar de intentar frenéticamente tomar notas durante la reunión, configure la grabación automática para poder disfrutar de un registro literal de todo lo que sucedió después.
'Zoom le permite grabar llamadas automáticamente, y esto puede ser invaluable para registrar los comentarios del cliente o del equipo sobre un proyecto', dice Árabe Dusti , estratega de negocios con La reinvención Co .
No: Deje otros dispositivos habilitados para Internet en funcionamiento.
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Apagar otros dispositivos habilitados para Internet en su hogar antes de comenzar su reunión puede ayudarlo a limitar los retrasos en su conexión y mantener sus llamadas de videoconferencia funcionando sin problemas.
“Incluso el mejor paquete de Internet no garantizará que el Internet de su hogar pueda sostener largas reuniones de negocios por videoconferencia”, dice Milenkovic, quien recomienda pedirles a los compañeros de cuarto y familiares que pongan los juegos y las descargas en espera durante la reunión, siempre que sea posible.
Hacer: Utilice la función de chat.
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Existe una solución fácil si desea evitar que todos hablen entre sí cuando es el momento de preguntas y respuestas al final de una reunión.
'Utilice la función de chat para indicar que tiene una pregunta o declaración primero en lugar de simplemente soltarla', sugiere Matthew Ross , cofundador y director de operaciones de El patio de los sueños .
No: Use sus sudaderas.
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Trate a sus compañeros de trabajo virtuales con el mismo respeto con el que los trataría en persona y asegúrese de lucir la parte adecuada para su reunión.
'Trate de evitar cualquier cosa demasiado brillante y con demasiados patrones', sugiere Kyle Turk , Vicepresidente de marketing de Búsqueda de Keynote . Turk agrega que incluso si cree que sus compañeros de trabajo solo lo verán de hombros para arriba, usar pantalones apropiados para el trabajo siempre es una buena idea en caso de que tenga que levantarse o moverse.
Hacer: Tenga un plan de respaldo.
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Tenga a mano toda la información de inicio de sesión correspondiente a su reunión y no se perderá nada si su conexión se retrasa.
'Asegúrese de tener un número de teléfono o un plan de respaldo en caso de que no se conecte en línea como estaba planeado', sugiere Paige Arnof-Fenn , fundador y director ejecutivo de la empresa de marketing estratégico global Mavens y magnates .
No: Usa tu teclado.
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Si desea tomar notas durante la reunión, tenga un cuaderno a mano en lugar de tocar el teclado.
'Ya sea que esté tomando notas o respondiendo correos electrónicos o chats de equipo, el sonido de lo que escribe es una distracción', dice Mark Strassman , Vicepresidente senior y gerente general de UCC en LogMeIn . Si escribir notas a mano no parece una alternativa adecuada, Strassman sugiere utilizar el servicio de transcripción integrado disponible en la mayoría de las plataformas de videoconferencia.
Hacer: Habilite las teclas de acceso rápido.
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En lugar de buscar a tientas el botón de acceso al micrófono, habilite las teclas de acceso rápido antes de la reunión para que pueda intervenir fácilmente cuando sea necesario.
'Habilitar pulsar para hablar asegurará que usted no sea la causa del ruido blanco, los ecos y el ruido de fondo en un entorno de llamadas grupales', dice Keenan Beavis , fundador de Longhouse Media , quien señala que esta funcionalidad está disponible en plataformas como Zoom, Skype y Discord.
No: Olvídese de cerrar la sesión.
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Antes de volver a ponerse la sudadera, querrá dar un último paso crucial: finalizar la llamada.
'[No] bajes la guardia antes de cerrar la sesión, ¡es posible que el micrófono / altavoz aún esté activo!' advierte Arnof-Fenn.
