Seis punto tres. Esa es la cantidad de horas, según un estudio reciente encargado por el gigante tecnológico Adobe, que los estadounidenses dedican, en promedio, a responder correos electrónicos todos los días. Dicho de otra manera: gastas un tercera de su vida de vigilia pegada a su bandeja de entrada, respondiendo a hilos de mensajes que, francamente, podrían ser eliminados en un chat IRL de cinco minutos. Alguien tiene que ceder.
Afortunadamente, conseguir ese algo para dar es, en muchos casos, tan fácil como presionar un botón. Al implementar una serie de tácticas probadas y verdaderas, puede reducir sus horas dedicadas al correo electrónico a cero. Solo piense: ¿cuánto tiempo ahorraría si nunca tuviera que volver a descargar manualmente un archivo adjunto? ¿O qué pasaría si pudieras recuperar un correo electrónico enviado apresuradamente desde el éter, ahorrándote el tiempo (¡y el pánico!) Que dedicaste a redactar un correo electrónico que diga 'Lo siento mucho, no quise enviar ese'.
Sí, todo este jujitsu de Internet es posible. Hemos improvisado los 17 mejores trucos de correo electrónico que ahorran tiempo, mejoran la vida y aumentan la eficiencia a continuación. Así que sigue leyendo, porque esa bandeja de entrada predestinada cero te espera. Y para conocer más formas de aprovechar al máximo sus 6.3 horas, no se pierda 15 correos electrónicos comerciales abiertos en frío que lo diferencian .
1 Darse de baja masivamente.
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Es una buena apuesta que su bandeja de entrada esté tan desordenada como un dormitorio para personas mayores durante las finales. También es una buena apuesta que la mayor parte de ese desorden se deba a los correos electrónicos diarios o semanales de minoristas, organizaciones y otros boletines informativos a los que puede haberse suscrito a lo largo de los años. Mediante el uso Unroll.me , puede rastrear todas las listas en las que pueda estar y cancelar la suscripción de aquellas de las que ya no desea recibir información. De hecho, uno Mejor vida El editor pudo usar Unroll.me para identificar la friolera de 135 suscripciones. ¿A cuántos aparecerás? ¿Y de cuántos podrías prescindir?
2 Active los atajos de teclado.
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Todos conocemos los atajos de teclado básicos. (Mando- A : seleccionar todo. Mando- C : Copiar. Mando- PAG : pegar. Etc.) Pero los usuarios de Gmail tienen la capacidad de activar un conjunto avanzado de atajos. Primero, ve a ajustes . Clickea en el general pestaña. A mitad de camino, verá un atajos de teclado opción, desactivada de forma predeterminada. Enciéndalo y obtendrá acceso a estas sencillas pulsaciones de teclas:
- C : iniciar un mensaje nuevo
- Cambio- C : iniciar un mensaje nuevo en una ventana nueva
- D : iniciar un mensaje nuevo en una pestaña nueva
- F : Reenviar un mensaje
- #: eliminar un mensaje
- Cambio- I : marcar un mensaje como leído
- Cambio- U : marcar un mensaje como no leído
- Mando- S : guardar un mensaje
3 Y luego automatícelos.
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Si tiene problemas para memorizar este compendio de métodos abreviados de teclado, Cohete un complemento de Google Chrome, se lo recordará mientras escribe. (De forma no invasiva, por supuesto). Y para conocer más formas de convertirse en una máquina de productividad, aprenda 15 formas de duplicar su productividad en la mitad del tiempo.
4 Utilice hashtags.
Sí, de verdad, la herramienta organizativa característica de las redes sociales también funciona para el correo electrónico. Agregue uno o dos hashtag al final de su firma, la parte del correo electrónico que generalmente está recortada, para que los destinatarios no vean ni juzguen su etiqueta '#workhardplayhard', para facilitar la búsqueda. Simplemente escriba el hashtag en el campo de búsqueda en la parte superior de su bandeja de entrada y aparecerá cada correo electrónico codificado con él.
5 Habilite la opción 'anular envío'.
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Todos hemos estado allí: redacta un correo electrónico, lo envía al éter y se da cuenta de inmediato, Oh no, ese mensaje no estaba listo para enviarse. Resulta que puede recuperar sus mensajes desde el borde instalando un retraso útil. En Gmail, por ejemplo, ve debajo ajustes , entonces general . Encontrarás el botón deshacer como quinta opción. Encenderlo. Puede seleccionar de un menú desplegable de intervalos de 10 segundos que dictarán cuánto tiempo tiene antes de que su mensaje se envíe definitivamente.
6 Establezca esa función en 10 segundos.
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Un consejo: si utiliza el correo electrónico como un servicio de mensajería instantánea de facto, le recomendamos que configure el botón deshacer a 10 segundos. De esa manera, sus respuestas no se enviarán con un retraso de medio minuto. No, 30 segundos no parece mucho, pero digámoslo de esta manera: si el servicio de mensajería instantánea de su elección (Slack, GChat, Facebook Messenger, ¡lo que sea!) Retuviera todos los mensajes salientes durante tanto tiempo, sus contactos se enojarían rápidamente.
7 O simplemente complete el campo 'para' en último lugar.
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Es un buen hábito para adoptar, amigos. (Vea las dos diapositivas anteriores).
8 Utilice este cierre de sesión.
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'Para un correo electrónico que comienza con un saludo de 'hola' o 'hola', un cierre como 'el mejor' sería coherente', dice Patricia Napier-Fitzpatrick , fundador y presidente de La escuela de etiqueta de Nueva York . 'El mejor', aunque se usa en exceso, es uno de los cierres más seguros en general, porque es inofensivo y universalmente apropiado '. Así es: a pesar de su uso excesivo desenfrenado, 'Best' es La mejor manera de firmar sus correos electrónicos.
9 Y esta firma de correo electrónico.
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Cuando esté de viaje, al menos, querrá renunciar a las frases molestas y cursis ('Por favor, perdone los errores tipográficos'. 'Enviado desde mi procesador de 1,21 gigavatios'. Enviado desde mi iPhone: tenga en cuenta el medio ambiente antes de imprimir. . ') en lugar de algo simple, elegante, directo al grano:' Enviado desde la carretera '. De acuerdo a Ben dattner , un entrenador ejecutivo, marca todas esas casillas y al mismo tiempo evoca una vibra al estilo de Kerouac. No es de extrañar que sea La firma de un teléfono inteligente de correo electrónico que todos deberían tener.
10 Y este mensaje de fuera de la oficina.
De acuerdo a Jane Scudder , profesor de la escuela de negocios de la Universidad Loyala de Chicago, cuando esté completando un mensaje de fuera de la oficina, este es el formato que debe seguir:
Gracias por tu email. Soy OOO desde el martes 12 de junio hasta el viernes 15 de junio sin acceso al correo electrónico. Si esto es urgente, comuníquese con [LA PERSONA QUE ESTÁ DEBAJO DE USTED EN LA CADENA DE MANDO — o, si tiene uno, el NOMBRE DE SU ASISTENTE DE BÚSQUEDA DE CAFÉ] en [SU DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO]. De lo contrario, responderé a todos los mensajes cuando regrese. .
Para obtener información detallada, como si desea finalizar el mensaje en su último día fuera o en su primer día de regreso, o si debe incluir un número de teléfono o no, simplemente consulte nuestro francamente también guía completa sobre la materia.
11 Cambie la densidad de visualización.
Los usuarios de Gmail pueden elegir entre tres densidades de visualización diferentes para su bandeja de entrada: cómoda, acogedora y compacta. La densidad de la pantalla no afecta más que la cantidad de espacio en blanco que existe entre cada mensaje en la pantalla de la bandeja de entrada. Es poco más que una cuestión de preferencia, pero piénselo en términos de, bueno, un trabajo final. Cómodo es como un espacio de doble línea, donde acogedor es un espacio de una sola línea y compacto es similar a un espacio de medio borde.
12 No olvide archivar.
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Puede eliminar los correos electrónicos de su bandeja de entrada sin tener que eliminarlos por completo a través de la carpeta de la papelera. Al 'archivar' mensajes individuales, se ocultarán inmediatamente de su bandeja de entrada y de todas sus carpetas. Pero aún puede rastrearlos, si es necesario, a través de la función de búsqueda. En Gmail, puede archivar mensajes instantáneamente después de abrirlos haciendo clic en la pequeña 'x' que aparece junto a la línea del asunto.
13 Siga la regla de los dos minutos.
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Defendida por expertos en productividad de todo tipo, la regla de los dos minutos es una forma segura de abordar el estrés relacionado con el correo electrónico. Así es como funciona: si puede responder y olvidarse de un correo electrónico en dos minutos o menos, abórdelo de inmediato. Si no es así, déjelo a un lado para más tarde.
14 Agrupe sus respuestas por correo electrónico.
Para reducir la cantidad de tiempo que pasa pegado a la pantalla atrapado en intercambios de ida y vuelta paralizantes, designe momentos de su día como períodos de 'respuesta de correo electrónico'. (Tal vez sea una hora por la mañana y 90 minutos por la tarde. Tal vez sean tres horas después del almuerzo. ¡Lo que sea que funcione para usted!) Luego, solo responda los correos electrónicos durante estos períodos de tiempo y nunca fuera de ellos.
15 Limite sus correos electrónicos a 140 caracteres.
Sí, como un Tweet (o al menos un Tweet anterior a la revolución 280). Como Andrew bolsa , el CEO de Gab, la red social, asesoró en un medio correo , es mejor mantener sus correos electrónicos lo más cortos posible. 'Me gustaría ayudarlo a resolver el problema X. Lo hago Y y Z sugirió que nos conectemos. ¿Estás libre para chatear?' No hay necesidad de saludos floridos en absoluto.
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16 Configure los archivos adjuntos para que se descarguen automáticamente.
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Si esto, entonces eso (IFTTT) , una aplicación de optimización de correo electrónico, puede ayudarlo a establecer un 'idioma' específico, por así decirlo, que eliminará un montón de trabajos de tipo intermediario. Por ejemplo: si un correo electrónico entrante tiene un archivo adjunto, IFTTT lo descargará automáticamente a su Google Drive.
17 No responda a los correos electrónicos fuera del horario de atención.
No es ningún secreto que los estadounidenses tienen exceso de trabajo y, como reveló el estudio de Adobe, gran parte de ese exceso de trabajo proviene del envío frecuente de correos electrónicos. Es por eso que, a principios de este año, los miembros del consejo de la ciudad de Nueva York presentaron un proyecto de ley que haría ilegal que las empresas requieran que los empleados revisen los correos electrónicos fuera del horario de atención. (Está inspirado en una ley actualmente vigente en Francia, donde las empresas con personal superior a 50 deben establecer pautas estrictas sobre el trabajo fuera de horario, o de lo contrario se enfrentan a sanciones financieras).
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