Cuando se trata de correo electrónico, puede pensar que sabe todo lo que hay que saber. Después de todo, la mayoría de nosotros enviamos y recibimos un promedio de 121 correos electrónicos. por día , según la firma de investigación de mercado tecnológico El grupo Radicati . Pero a pesar de que es probable que dediques una parte importante de cada día a trabajar en tu bandeja de entrada, es probable que puedas aprender una o dos cosas. En realidad, hay un montón de reglas de etiqueta de correo electrónico que normalmente te eluden a ti y a muchas otras personas en tu lista de contactos. ¿Quiere estar seguro de que está siendo educado electrónicamente? Aquí están las 17 reglas de oro para enviar correos electrónicos que probablemente no conocía, pero necesita saber.
1 Responda en el momento en que reciba un correo electrónico, incluso si necesita más tiempo.
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A nadie le gusta recibir una respuesta a un correo electrónico semanas después de haberlo enviado. De hecho, una encuesta de 2018 realizada por una consultora Soluciones Toister Performance reveló que el 41 por ciento de las personas esperaba una respuesta por correo electrónico de sus compañeros de trabajo en menos de una hora. (¡Empiece a redactar notas de disculpa para su departamento de contabilidad ahora!)
Por supuesto, algunas respuestas por correo electrónico te piden que analices tus pensamientos y redactes un mensaje mesurado. En esos casos, la solución es fácil: responde en minutos para que el remitente sepa que recibiste su mensaje, pero necesitas un poco más de tiempo para resolver las cosas. De esa manera, sabrán que ha tenido en cuenta su correo electrónico y que no los está ignorando simplemente.
2 Utilice 'Responder a todos' con precaución.
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Existe una diferencia crucial entre las opciones 'Responder' y 'Responder a todos'. Y, sin embargo, muchos usuarios de correo electrónico lamentablemente no se dan cuenta de eso. En caso de que sea uno de ellos, sepa que cuando elige este último, todos los destinatarios que recibieron CC en el mensaje original reciben su respuesta y, la mayoría de las veces, no es necesario que inunde las bandejas de entrada de todos.
Estos mensajes masivos innecesarios son un flagelo, hay un término coloquial para describirlos: ' Responder Allpocalypse . Entonces, la próxima vez que responda a un correo electrónico masivo, considere quién realmente necesita leer su respuesta: ¿toda la empresa o solo el remitente original?
3 Si quieres una respuesta de alguien, no le envíes un CC.
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Cuando envías un CC a alguien en un correo electrónico, lo que significa que lo estás copiando, normalmente indica que quieres mantenerlo involucrado en la conversación, pero que no está necesariamente buscando una respuesta de su parte. Y, como profesional de la formación Dannielle Walz advierte, el uso indebido de la opción CC puede provocar problemas de comunicación.
'Al poner en CC a sus colegas en muchos correos electrónicos, pueden comenzar a dejar de ver sus correos electrónicos como importantes y pueden colocarlos directamente en una' carpeta de referencia 'o' carpeta leer más tarde ', escribió en un LinkedIn correo. 'Esto puede hacer que se pierda información importante en el futuro'.
Entonces, si espera una respuesta de alguien, ingrese su dirección de correo electrónico en el campo 'Para' y use la función 'CC' con moderación.
4 Comprenda cuándo y cuándo no usar BCC.
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El campo CCO es aún más complicado, evadiendo constantemente incluso a los usuarios de correo electrónico más experimentados. Pero vamos a desglosarlo: BCC significa 'copia oculta', por lo que, si bien es similar a CC-ing, BCC-ing no muestra el correo electrónico de esa persona a otros destinatarios, lo que significa que nadie más en la cadena verá que usted los incluyó.
Entonces, ¿cuándo está bien usar BCC? Hillel completo de Cía. La revista dice que es estrictamente para correos electrónicos masivos o cuando alguien te presenta por correo electrónico a otra persona.
'En todos los demás casos, cuando envías un correo electrónico a alguien y CCO a otra persona, estás siendo deshonesto, te guste o no', señala Fuld. Está enviando un correo electrónico a la Persona X y, sin que ella lo sepa, está dejando que la Persona Y escuche a escondidas su conversación. La persona X no tiene idea de que alguien más está leyendo este correo electrónico, cuando en realidad, también se lo enviaste en secreto a otra persona '.
5 Utilice los signos de exclamación con moderación.
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Es fácil poner un signo de exclamación en sus correos electrónicos aquí y allá, pero trate de no hacer un hábito de ella. Si bien históricamente se usan para indicar emoción, en un correo electrónico, los signos de exclamación pueden confundirse fácilmente con falsedad o agresividad pasiva.
lobo en el significado de los sueños
'El uso del signo de exclamación innecesario en [un] correo electrónico puede destruir fácilmente el significado subyacente de su texto', Anna Verasai explica en Resumen de recursos humanos . Úselo solo cuando necesite enfatizar algo que sea importante. Piense en cómo su lector podría interpretar el mensaje cuando lo lea.
6 Tenga cuidado con su uso del humor.
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Todo el mundo ama a buena broma de vez en cuando, pero debido a que el tono puede malinterpretarse cuando no se corresponde en persona, es mejor dejar los chistes fuera de sus correos electrónicos. 'Reserve el humor para una llamada telefónica o en persona', profesor de redacción comercial, David Silverman , escribió en el Harvard Business Review . 'De esa manera, cuando hay un silencio atónito al otro lado de la línea o al otro lado de la mesa de conferencias, podría decir:' Creo que es posible que no te des cuenta de lo gracioso que me considero creo que me detendré ahora ''.
Pero en serio: un estudio fundamental de 2005 publicado en el Revista de personalidad y psicología social reveló que, mientras que los remitentes predijeron que sus destinatarios podrían descifrar con precisión su tono el 80 por ciento del tiempo, los destinatarios en realidad solo pudieron leer el tono con precisión el 56 por ciento del tiempo.
7 Omita la jerga.
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Con el auge de la mensajería instantánea, las formas abreviadas de idioma en Inglés se han vuelto más utilizados, como 'u' para 'ti' o 'quiero' en lugar de 'quiero'. Pero, al igual que el humor no suele quedar bien cuando se trata de correos electrónicos, Jerga es un no-go similar. Según uno OnePoll En la encuesta, el 37 por ciento de las personas pensaba que el uso de jergas en el lugar de trabajo era inaceptable, y el 55 por ciento dijo que se salte el 'jajaja' cuando se trata de enviar correos electrónicos a su jefe.
8 Preste atención a la línea de asunto.
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Las líneas de asunto son simples, pero necesarias. Y dado que la mayoría de los correos electrónicos se siguen leyendo dispositivos móviles —55 por ciento, según la empresa de capacidad de entrega de correo electrónico Vía de retorno —Es importante clavarlos. Las líneas de asunto breves, concisas y directas son las mejores. El propósito de su correo electrónico debe indicarse claramente y debe limitarlo a cinco palabras o menos, porque los dispositivos móviles cortan cualquier palabra después de eso.
9 Incluya una firma.
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¿Alguna vez has recibido un correo electrónico de alguien y te has preguntado, '¿Quién es este? desde ? ' Aunque la dirección del remitente puede darte algunas pistas sobre quiénes son, a veces no es suficiente. Una firma al final de su correo electrónico puede informar inmediatamente al destinatario de quién es usted, qué hace y cómo pueden comunicarse con usted.
La gente de la agencia de marketing integrado Ocreativo dicen que tener un buzón de firma de correo electrónico es 'como entregarle a una persona una tarjeta de presentación cada vez que envía un correo electrónico'. Si aún no tiene una, agregue una firma que incluya su nombre completo, cargo, número de teléfono, correo electrónico, sitio web y el logotipo de la empresa.
10 Recuerde BESAR (sea breve y simple).
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El método KISS es algo que a la mayoría de nosotros nos enseñaron en la escuela primaria, pero eso no significa que sea menos necesario más adelante en la vida. Boomerang , una aplicación de productividad de correo electrónico, investigó los métodos clave para obtener más respuestas por correo electrónico. ¿Su mayor comida para llevar? Es mejor escribir como si tuvieras ocho años.
Su investigación encontró que los correos electrónicos que se escribieron en un nivel de lectura de tercer grado tenían un 36 por ciento más de probabilidades de ser respondidos que los que se escribieron en un nivel de lectura universitario.
11 Preste atención a los archivos adjuntos.
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Los archivos adjuntos son a veces una parte necesaria del proceso de correo electrónico, pero debe saber muy bien cómo usarlos antes de adjuntarlos con abandono. En las cadenas de correo electrónico largas, a veces pueden pasar desapercibidos o pasados por alto, y los archivos adjuntos inesperados también tienden a permanecer sin abrir porque los destinatarios desconfían de los virus electrónicos.
La mejor solución es llamar a sus archivos adjuntos en el cuerpo de su correo electrónico. Gramaticalmente dice que la mejor manera de notificar al destinatario de los archivos adjuntos es incluir un mensaje al final de su correo electrónico que diga algo como 'He adjuntado [elemento]' o 'Consulte el [elemento] adjunto para obtener más detalles .
12 Estandarice su fuente.
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Si bien jugar con estilos y colores de fuente puede ser divertido, no hay lugar para Comic Sans de color rosa brillante en el mundo profesional. Resulta que el uso de fuentes es extremadamente importante cuando se trata de comunicación digital, según Colin Wheildon , autor de Tipo y diseño: ¿te estás comunicando o simplemente estás creando formas bonitas? 'Es posible sorprender a las tres cuartas partes de nuestros lectores simplemente eligiendo el tipo incorrecto', dijo. Escritores y artistas estadounidenses .
Entonces, ¿a qué fuentes debería atenerse cuando se trata de correos electrónicos? MageMail recomienda Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS o Arial.
13 Revise todo.
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Al escribir un correo electrónico, lo más probable es que, después de todo, cometa un error, es solo un ser humano. Sin embargo, los errores no suelen pasarse por alto cuando se trata de correos electrónicos de trabajo. en un Encuesta gramatical de casi 2.000 encuestados, el 67 por ciento dijo que era no Está bien cometer errores tipográficos en los correos electrónicos, mientras que solo el 6 por ciento pensó que era un error aceptable.
14 Introduzca la dirección de correo electrónico en último lugar.
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palabras que se pueden pronunciar de dos formas diferentes
¿La forma más fácil de asegurarse de no enviar un correo electrónico antes de que esté listo o antes de que se haya eliminado cualquier error tipográfico? Espere hasta que todo esté en perfecto estado antes de ingresar la dirección de correo electrónico del destinatario. Como sabes, haciendo errores de correo electrónico es una de las formas más fáciles de causar una mala impresión.
'El problema no es solo el profesionalismo', Karen Kessler , presidente de Evergreen Partners, dijo Forbes . “Lo que está en juego es la reputación del empleado y de la empresa u organización. Hemos visto que las malas decisiones por correo electrónico llevan a consecuencias negativas para el empleado (despido) y también para la organización (litigios).
15 Y verifique tres veces el nombre de su destinatario.
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Un gran error que debe evitar es escribir mal el nombre de su destinatario, así que asegúrese de verificarlo tres veces antes de presionar enviar. Muchas personas ver el acto de error de ortografía un nombre tan holgazán y desconsiderado, especialmente cuando la ortografía correcta está en la dirección de correo electrónico. ¿Qué debe hacer si comete ese error accidentalmente? Kathryn Shanley , propietario de My Red Pen Editing, dice una disculpa inmediata es la clave para mantener su credibilidad.
16 Para negocios profesionales, use una dirección de correo electrónico profesional.
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Si bien una dirección de correo electrónico personal está bien para usar cuando se mantiene correspondencia con amigos o familiares, manténgala fuera del ámbito comercial profesional. Esto es especialmente importante en consumidor-vendedor situación. A 2016 Ve papi Una encuesta de 1,000 estadounidenses reveló que el 75 por ciento cree que tener un correo electrónico profesional es un factor importante para confiar en un negocio en línea, y el 33 por ciento dudaría de la legitimidad de un vendedor si usara una dirección de correo electrónico personal.
'Nunca olvidas una primera impresión, ya sea en la vida real o en línea', dijo el director de productos de GoDaddy. Steven Aldrich , dicho en un declaración . 'A menudo, su primera interacción directa con un cliente se lleva a cabo a través del correo electrónico, por lo que verse profesional en este contexto es muy importante'.
17 Recuerde que todo se puede compartir.
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Ya sea a través del reenvío, BCC -ing o simplemente mostrando su teléfono en la cara de alguien, es importante recordar que cualquier persona que escriba en un correo electrónico puede ser visto por alguien que no sea el destinatario previsto. Por lo tanto, toda su comunicación electrónica debe ser profesional y sin riesgos. Después de todo, los correos electrónicos pueden incluso admisible en la corte , por lo que es mejor no enviar nunca nada que pueda usarse en tu contra más adelante. Y para conocer más formas de mejorar su vida laboral, consulte la 25 trucos geniales para trabajar de forma más inteligente y no más exigente .
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